Ordna dokument så att du hittar rätt fil
En nedladdningsmapp fylls snabbt med filer som heter nästan samma sak. När du senare behöver ett visst beslut eller en skärmbild kan sökandet ta längre tid än själva uppgiften. En enkel struktur räcker ofta långt, särskilt om du skapar den medan materialet fortfarande är lätt att känna igen.
Välj en struktur du orkar använda
Skapa en huvudmapp för varje större ärende eller ämne. Lägg bara till undermappar när de hjälper dig att hitta något, till exempel Beslut, Meddelanden och Egna anteckningar. För många nivåer gör arbetet tyngre. Ett system som du använder varje gång är bättre än ett avancerat system som blir stående.
Ge filerna beskrivande namn. Ett datum följt av avsändare och typ av handling kan vara lättare att söka efter än ”dokument_final_2.pdf”. Behåll gärna originalfilen oförändrad. Om du behöver skriva egna kommentarer, lägg dem i en separat anteckning så att det går att se vad som kommer från källan.
Kontrollera innehållet över tid
Ett digitalt fingeravtryck, en så kallad hash, kan hjälpa dig att se om filinnehållet senare har ändrats. Det säger inte att uppgifterna i filen är sanna, men det ger ett sätt att jämföra filens innehåll vid olika tillfällen.
I BevisBox dokumentfunktioner kan du skapa mappar och undermappar. Varje uppladdad fil får ett SHA-256-fingeravtryck. Du kan också koppla dokument till ett privat ärende så att filen inte förlorar sitt sammanhang i tidslinjen. Gå igenom mapparna ibland och kontrollera att filerna fortfarande ligger där du skulle leta efter dem. En enkel, konsekvent ordning är lättare att behålla över tid.